Portal de onboarding pentru clienti

Compania noastră gestiona integrarea manuală a fiecărui client nou în platforma OurLoca. Procesul implica schimburi de emailuri, formulare PDF completate de mână și așteptări de până la 48 de ore pentru activarea contului. Pentru o firmă de logistică din Constanța, care dorea să monitorizeze 40 de containere sosite în Portul Constanța, această întârziere însemna pierderea vizibilității asupra primelor mișcări ale mărfii.

Am propus un portal de onboarding care să elimine complet hârtia și să reducă timpul de activare la sub 10 minute. Scopul era clar: clientul să completeze singur datele, să încarce documentele și să primească acces imediat la panoul de urmărire.

Abordarea aleasă

Am construit un flux pas cu pas, gândit pentru utilizatori fără pregătire tehnică. Primul pas cerea doar numele companiei, codul fiscal și adresa sediului. Al doilea pas permitea încărcarea a trei documente obligatorii: contractul semnat, dovada plății și o listă cu dispozitivele TrackerSat asociate. Al treilea pas afișa un sumar și butonul de confirmare.

Am adăugat validare automată pentru codul fiscal și pentru formatul fișierelor încărcate (PDF sau PNG, maxim 10 MB fiecare). Dacă lipsea vreun document, portalul marca secțiunea cu roșu și nu permitea trimiterea. Am integrat și un câmp opțional pentru note, unde clientul putea specifica preferințe de alertare sau fus orar.

Implementarea

Dezvoltarea a durat trei săptămâni, cu două iterații de testare internă și una cu un grup de cinci clienți reali. Am folosit un framework React pe frontend și un API Node.js care comunica direct cu baza de date a platformei OurLoca. Datele introduse de client erau salvate automat în contul său, fără intervenția echipei de suport.

Am adăugat și o pagină de status care arăta exact în ce stadiu se afla cererea: „Date introduse”, „Documente verificate”, „Cont activat”. Clientul primea un email automat la fiecare tranziție. Pentru cazurile în care documentele nu erau conforme, portalul genera un mesaj clar cu motivul respingerii și link direct către secțiunea de reîncărcare.

Rezultatul

După lansare, timpul mediu de activare a scăzut de la 36 de ore la 8 minute. Rata de erori la introducerea datelor a scăzut cu 74%, iar echipa de suport a raportat o reducere cu 60% a întrebărilor legate de procesul de înscriere. Compania de logistică din Constanța a activat toate cele 40 de containere în 11 minute de la primirea linkului de onboarding.

Portalul a devenit punctul standard de intrare pentru toți clienții noi începând cu luna următoare. Am primit feedback pozitiv și de la parteneri internaționali, care apreciau faptul că pot finaliza integrarea fără a suna în România.